Kriterien für einen Design Sprint

Zu Beginn eines Projekts haben Sie viele Designoptionen zu berücksichtigen. Sie können entscheiden, welche Softwareanwendung zur Lösung des Problems verwendet werden soll. Vielleicht haben Sie aber auch noch keine Entscheidung getroffen. Vielleicht möchten Sie sich erst ein Bild von der Komplexität des Problems machen, um die beste Herangehensweise zu ermitteln.

Ein Design Sprint in Pega Express™ kann den Fortschritt Ihres Teams beschleunigen, da er Personen mit unterschiedlichen geschäftlichem und technischem Hintergrund zusammenbringt, die sich unterschiedlich gut mit der Pega-Plattform-Anwendung auskennen. 

Ein Design Sprint ist zwar auf viele Probleme anwendbar, bringt Ihnen aber nicht immer einen Vorteil.  Bei Problemen ohne definierte Lösung oder besonders komplexen Problemen kann ein Design Sprint Ihrem Team jedoch helfen, schnell eine Lösung zu finden, der alle Teammitglieder zustimmen. Wenn Sie oder Ihr Kunde versuchen herauszufinden, wie es weitergehen soll, sollten Sie einen Design Sprint in Erwägung ziehen. 

Die Durchführung eines Design Sprint ist optional. Für ein Upgrade, das kein Feedback von Anwendern erfordert, oder ein vorkonfiguriertes Pega-Plattform-Anwendungsrelease ist vielleicht kein Design Sprint erforderlich. Wenn Sie genauer überlegen, ob Sie einen Design Sprint veranstalten sollten, wägen Sie am besten die Vor- und Nachteile ab, die mit der Anwendung von Design-Thinking-Techniken verbunden sind.

Beim Design Thinking geht es um kreative Problemlösungen. Wenn Ihr Team die Anforderungen der Anwender versteht und Annahmen hinterfragt, kann es das Problem klar definieren und innovative Lösungen finden. Statt eines herkömmlichen Software-Entwicklungsprozesses nutzt ein Design Sprint Design-Thinking-Aktivitäten, um eine kleine Gruppe aus Business-Stakeholdern und technischen Teammitgliedern zum Ideenaustausch zu motivieren. Ein Design Sprint ist im Wesentlichen ein Design-Thinking-Workshop (in der Regel mit einer Dauer von fünf Tagen).

Die Teilnehmer eines Design Sprint gehen wie folgt vor:

• Sie betrachten das Problem aus einem anwenderorientierten Blickwinkel.
• Sie entwickeln und diskutieren innovative Ideen. 
• Sie wählen die beste Option aus. 
• Sie entwickeln einen funktionsfähigen Prototypen. 
• Sie testen die Lösung mit Endanwendern, die später damit arbeiten sollen. 
• Sie lernen aus ihrer Erfahrung.

Durch die Fokussierung auf den menschlichen Aspekt des Problems zeigen die Teilnehmer Empathie und tauchen in die Denk- und Verhaltensweisen der Kunden ein.

Ein Design Sprint nutzt einen Design-Thinking-Ansatz – eine effektive und leistungsstarke Herangehensweise, die das Skizzieren, Entwickeln von Ideen und Erstellen von Prototypen (vor allem das nicht technische Prototyping) umfasst. Ein erfolgreicher Design Sprint lädt die Endanwender ein, die das System nutzen werden. Ihr Feedback hilft dem Team, sich in die Anwender hineinzuversetzen, für die sie die Lösung entwickeln.

Nun zurück zu der Frage, ob ein Design Sprint das Beste für Ihr Projekt ist. Dazu müssen Sie die Frage beantworten, ob das Geschäftsproblem kompliziert oder komplex ist.

Kompliziert

Ein Projekt, das strenge behördliche oder branchenspezifische Auflagen einhalten muss, ist grundsätzlich kompliziert. Selbst wenn die Transaktionsverarbeitung einfach zu sein scheint, kann sich das Erstellen und Testen Ihrer Lösung als schwierig erweisen. Denken Sie z. B. an die komplizierten Vorschriften bei der Entwicklung einer Lösung, die zum US-Steuergesetz FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) konform ist. Die Anforderungen sind so umfassend dokumentiert, dass Sie ein Analyseteam benötigen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt die Standards erfüllt.

Komplex 

Komplexe Probleme sind anders. Die Komplexität kann variieren. Vielleicht umfasst das Geschäftsproblem einige unbekannte Faktoren. Eventuell handelt es sich um ein vielschichtiges Problem oder etwas völlig Neues. Es gibt hier keine starren Regeln. Unter Umständen gibt es verschiedene Arten von Wechselbeziehungen oder Lösungen, die Sie noch nicht ausprobiert haben. Vielleicht ist das Problem aber auch neu und es musste sich noch niemand Gedanken über eine Lösung machen. Ein komplexes Problem kann klein oder groß sein.

Komplexe Probleme eignen sich gut für Design Thinking, komplizierte Probleme eherweniger. Für ein tieferes Verständnis des Unterschieds zwischen „kompliziert“ und „komplex“ empfiehlt sich der englischsprachige Artikel The Critical Difference Between Complex and Complicated von MIT Sloan.

Der Design Sprint findet entweder in einem eigens dafür vorgesehenen Raum oder virtuell statt. Ist ein persönliches Zusammentreffen nicht möglich, können Videotools von Drittanbietern eingesetzt werden, um das virtuelle Erlebnis zu verbessern. Die Vorarbeiten für einen Design Sprint können eine bis drei Wochen in Anspruch nehmen. In die vorbereitenden Recherchen werden Experience Designer einbezogen. Sie befragen die Endanwender und beobachten diese bei der Durchführung von Aufgaben, die für das Problem des Teams relevant sind. 

Vorbereitungen 

1. Erste Schritte: Stellen Sie Ihr Team zusammen. Sichern Sie sich die Zeit der Teilnehmer, reservieren Sie einen Raum oder planen Sie virtuelle Sitzungen.
2. Führen Sie Recherchen durch: Sammeln Sie möglichst viele Vorabinformationen über Ihren Kunden und die Problemstellung.​
3. Werden Sie sich möglicher Schwierigkeiten bewusst: Berücksichtigen Sie das Budget, kulturelle Probleme, vorherige Versuche und operative Beschränkungen.​
4. Gehen Sie gut informiert in den Sprint: Bereiten Sie Ihr Team vor!​

VOR DEM SPRINT: Vorstellen des Teams, Abstimmen der Vision, Kontextanalyse, operative Walkthroughs, vorbereitende 1:1-Interviews mit Endanwendern, Erstellen einer Empathie-Abbildung, Erstellen eines Service-Blueprints, Entwickeln von Proto-Personas und Auswerten der bisherigen Recherchen​

1. Tag: Erkunden und Abbilden (Mapping)

2. Tag: Entwerfen (Sketch)

3. Tag: Entscheiden (Decide)

4. Tag: Prototypen entwickeln (Prototype)

5. Tag: Testen (Test)

ÜBERGANG ZUR BEREITSTELLUNG: Design-Präsentation (Playback) vor einem größeren Publikum, Bereitstellungsplanung, Modellierung der Stages und Steps, Erstellen einer Liste mit User Stories, journeybasierte Testplanung, Überprüfung der User Stories und Build-Vorbereitung​

​Zu einem Design Sprint werden verschiedene Business-Stakeholder und Parteien eingeladen. Gemeinsam versuchen sie, das Problem zu visualisieren und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, um den Risiko- und Abstimmungsaufwand zu reduzieren. 

Das Design Sprint-Team setzt sich aus Personen mit unterschiedlichen Funktionen zusammen:

• Moderator (Experience Designer): Der Moderator führt den Design Sprint durch. Er stellt verschiedene Design-Thinking-Techniken vor und sorgt dafür, dass das Team den täglichen Zeitplan einhält. Der Moderator prüft, ob die Vorarbeiten abgeschlossen sind, damit der Sprint ein Erfolg wird.
• Entscheider: Der Entscheider ist in der Regel die Person mit dem größten Einfluss. Er muss bereit sein, Entscheidungen zu treffen, und kennt sich im Allgemeinen am besten mit dem Problem aus. Diese Rolle wird häufig, aber nicht immer, vom Product Owner übernommen.
• Anwendervertreter: Die Anwendervertreter fungieren als Stimme des Kunden und der Benutzer, die die Anwendung später verwenden sollen. Sie können die Anwenderanforderungen und die Probleme der Kunden präzise darlegen. 
• Fachexperten aus den Geschäftsfunktionen: Diese Spezialisten, auch als „Subject Matter Expert (SME)“ bezeichnet, kennen die Geschäftsregeln und die Geschäftsanforderungen. Ihre Aufgabe ist es dafür zu sorgen, dass mit der Lösung der angestrebte Geschäftsnutzen erzielt wird.
• Spezialisten: Hierbei handelt es sich in der Regel um technische Experten wie den Lead System Architect (LSA) und den Senior Business Architect (SBA) von Pega. 

Sie können an ersten Tag auch Subject Matter Experts einladen, um das Problem aus einer anderen Perspektive zu beleuchten. Lassen Sie am fünften Tag mindestens fünf weitere Endanwender (die nicht am Sprint teilgenommen haben) den Prototypen testen.

Ein typischer Design Sprint ist ein fünftägiger Anwesenheitsworkshop. Die Teilnehmer bilden ein Problem ab (Montag), entwickeln Ideen (Dienstag), wählen den besten Plan aus (Mittwoch), erstellen einen Prototypen (Donnerstag) und testen den Prototypen mit echten Menschen, um neue Erkenntnisse zu gewinnen und Anpassungen vorzunehmen (Freitag).

1. Tag

Am ersten Tag geht es darum, die vollständige Customer Journey abzubilden und die Experten um Input zu bitten. Sie beginnen damit, dass Sie das Ziel für die fünf Tage festlegen. Anschließend versucht das Team, das Problem abzubilden. Die Teilnehmer entscheiden, ob das Problem innerhalb des Zeitrahmens von einer Woche ganz oder nur zum Teil angegangen und gelöst werden kann.

2. Tag

Am zweiten Tag führt das Team einige Recherchen durch und versucht, Beispiele von anderen Produkten und Branchen zu finden, die ähnliche Lösungen anbieten. Jedes Teammitglied skizziert eine Lösung aus seinem Blickwinkel (technisch, Endwender, geschäftlich). Diese Ideen werden den anderen Teammitgliedern in Lightning Demos vorgestellt. In diesen Demos werden die Teammitglieder über mehrere innovative Optionen informiert, die den Weg zur besten Lösung weisen.

3. Tag

Am dritten Tag nutzt das Team verschiedene Techniken, um zu entscheiden, welche Lösungsentwürfe am vielversprechendsten sind. Welche Ideen sind die besten und am wahrscheinlichsten dazu geeignet, die am ersten Tag gesetzten Ziele zu erreichen? Alle im Team stimmen darüber ab, welche Ideen in den Prototypen einfließen sollen. Dabei spielt der Entscheider – in der Regel ein Business Sponsor oder Product Manager – eine wichtige Rolle. Nachdem die besten Ideen ausgewählt wurden, erstellt das Team noch ein Storyboard mit diesen Ideen, bevor es mit der Prototypentwicklung beginnt.

4. Tag

Am vierten Tag kann das Team – unterstützt von den technischen Experten in der Gruppe – das Storyboard in einen realistischen Prototypen übertragen. Der Prototyp soll eine realitätsnahe Oberfläche für die Endanwender bereitstellen, mit der diese interagieren und arbeiten können. Der Prototyp vermittelt den Teilnehmern eine Vorstellung von der endgültigen Lösung.

5. Tag

Am letzten Tag wird der Prototyp den Endanwendern (fünf bis sieben Personen) übergeben, die einzeln (nicht als Gruppe) mit der Testlösung interagieren. Das Team lernt aus den Reaktionen der Endanwender bei der Verwendung des Prototypen. (Die Teammitglieder beobachten die Endanwender aus der Ferne.) 

Während des Testens werden die Endanwender gebeten, laut ihre Gedanken auszusprechen, damit das Team nachvollziehen kann, was sie gerade versuchen und wie sie mit dem Prototypen interagieren. Dies ist jedoch noch kein Benutzerakzeptanztest (User-Acceptance Testing, UAT), da die Anwender lediglich einen frühen Design-Prototypen testen. Anhand der Ergebnisse des fünften Tages kann das Team leichter verstehen, vor welchen Herausforderungen ein Kunde womöglich steht und welche Aspekte der Anwendung ihn verwirren. Außerdem erfährt das Team, was den Endanwendern an der Lösung gefällt und warum.  

Auf Basis der Ergebnisse kann das Team nun entweder das Design verbessern, den Prototypen iterieren und testen oder damit beginnen, aus dem Prototypen eine reale Lösung zu erstellen. 

Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihr Problem eher komplex ist, und eine effektive Möglichkeit suchen, das Problem anzugehen, dann ist Design Thinking eine gute Herangehensweise. Der Design-Thinking-Ansatz hat die Art und Weise, wie Pega Express Projekte in Angriff nimmt, grundlegend verändert. Wenn Ihr Team eine Microjourney überarbeiten oder die Transformation vorantreiben muss – oder wenn Sie Fachkräfte hinzuziehen müssen, um einen neuen Prozess oder eine neue Funktion zu implementieren –, dann ist Design Thinking die Methode der Wahl. Ein Design Sprint schafft eine kollaborative, gut abgestimmte und vertrauensvolle Atmosphäre. Die Pega Express-Methodik rät dazu, so früh wie möglich im Projektzeitplan damit zu beginnen. 

Prüfen Sie mit der folgenden Interaktion Ihr Wissen.