Envoyer des e-mails automatiques depuis les dossiers

Vous pouvez utiliser les e-mails pour partager des informations concernant un dossier avec les parties prenantes et les participants du dossier. Ajoutez la forme Send Email à votre processus métier afin de contrôler le nombre de destinataires et le format du message. Par exemple, vous pouvez informer les parties prenantes de l’approbation d’une candidature dans le cadre d’un processus de recrutement.

1. Ajoutez la forme Send Email au cycle de vie de votre dossier :

   1. Dans le volet de navigation d’App Studio, cliquez sur Case types, puis sur le type de dossier à ouvrir.

   2. Dans une étape de la section Case life cycle, cliquez sur Step More Automations Send email.

   3. Cliquez sur Select.

2. Dans le volet Step, identifiez les destinataires de l’e-mail :

   • Pour envoyer l’e-mail à un destinataire, sélectionnez Email address dans la liste Send to, puis saisissez l’adresse e-mail d’un utilisateur qui souhaite recevoir des informations au sujet du dossier.
   • Pour envoyer un e-mail à plusieurs destinataires, saisissez leurs adresses e-mail en les séparant par des virgules.
   • Pour envoyer l’e-mail en fonction de la valeur d’un champ, sélectionnez Field dans la liste Send to, puis sélectionnez le nom du champ dans lequel l’adresse e-mail est enregistrée.
   • Pour envoyer l’e-mail en fonction de la valeur d’une référence utilisateur, sélectionnez User reference dans la liste Send to, puis sélectionnez le nom d’une référence utilisateur de votre modèle de données.

     Lors de l’exécution, ce champ stocke des informations concernant un seul utilisateur.

   • Pour envoyer l’e-mail à un groupe de parties prenantes, sélectionnez Participant dans la liste Send to, puis sélectionnez le nom d’un participant, c’est-à-dire d’une personne ou d’une partie de l’organisation participante de votre dossier.
3. Facultatif :

   Pour ajouter plusieurs destinataires, cliquez sur Add recipient, puis répétez l’étape 2.

4. Dans le champ Subject, saisissez le titre de l’e-mail en tapant une expression de chaîne.

   Vous pouvez référencer des noms de champ dans le titre pour le rendre plus dynamique et pertinent. Par exemple : « Le dossier " +.pyID + " vous a été attribué. »

5. Dans la section Message content, définissez le contenu de l’e-mail en cliquant sur Compose, puis modifiez le message dans l’éditeur de texte enrichi :

   Choix	Actions
   Composer votre propre message	Saisissez le texte et mettez-le en forme en utilisant la barre d’outils de l’éditeur de texte enrichi. For example: Vous pouvez créer une liste numérotée ou mettre du texte en gras.
   Remplir votre message d’e-mail avec le texte d’un modèle	Dans la fenêtre Compose message, cliquez sur Choose template. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser. Cliquez sur Select. Une fois le texte du modèle affiché dans votre e-mail, vous pouvez le modifier.
   Inclure la valeur d’un champ de votre dossier dans votre e-mail	Dans l’éditeur de texte enrichi, placez le curseur à l’endroit où ajouter une propriété. Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône Insert property. Sélectionnez la propriété que vous souhaitez utiliser. For example: Vous pouvez référencer le prénom et le nom dans une formule de salutation ou imbriquer une date clé du projet dans une phrase. Note: Pour que les mots n’apparaissent pas collés dans votre message, insérez un espace avant et après votre référence de propriété.
   Fournir un accès instantané au dossier depuis votre e-mail	Dans l’éditeur de texte enrichi, placez le curseur à l’endroit où ajouter un lien. Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône Link. Cochez la case Link to current case. Saisissez le texte et le titre à afficher pour le lien. Cliquez sur OK.

6. Cliquez sur Done.

7. Facultatif :

   Pour ajouter une pièce jointe à l’e-mail, cochez la case Include attachments, puis sélectionnez les fichiers à charger :

   Actions	Choix
   Inclure toutes les pièces jointes du dossier	Sélectionnez All case attachments.
   Inclure quelques pièces jointes spécifiques du dossier	Sélectionnez Choose attachments. Sélectionnez une catégorie ou un champ où sont enregistrées les pièces jointes. Les catégories stockent les groupes de pièces jointes qui ont la même classification métier, tandis que les champs stockent des pièces jointes uniques. Facultatif : pour ajouter plusieurs pièces jointes, cliquez sur Add attachment, puis sélectionnez une autre catégorie ou un autre champ.

8. Cliquez sur Save.

• Ajouter une étape préconfigurée à un processus

  Vous pouvez ajouter à un processus une étape préconfigurée avec des fonctionnalités, comme l’envoi d’un e-mail ou la création d’un dossier. L’utilisation d’étapes préconfigurées vous permet de concevoir des types de dossiers plus efficacement.

• Catégoriser les pièces jointes

  Définissez des classements métier pour les pièces jointes aux dossiers afin de fournir des politiques de contrôle d’accès spécifiques à chaque catégorie de pièces jointes.

• Définir des préférences pour les notifications

  En tant qu’utilisateur d’une application, vous pouvez contrôler le type de notifications que vous souhaitez recevoir et choisir les canaux de notification associés. Les canaux de notification disponibles sont le gadget, l’e-mail et le push mobile.