Definición de una estrategia de creación de reportes

Las organizaciones dependen de la inteligencia de negocio y creación de reportes para impulsar decisiones en la organización. A veces, los estándares de la industria y el gobierno impulsan las necesidades de creación de reportes. Por ejemplo:

• La gestión ejecutiva requiere reportes de dashboard e indicadores clave de rendimiento (KPI) para impulsar decisiones estratégicas para el negocio, supervisar el rendimiento de la organización y tomar medidas en función de dichos datos.
• Los gerentes de línea necesitan reportes para asegurarse de que sus equipos cumplan con los acuerdo de nivel de servicio de negocio (SLA).

Al definir una estrategia de creación de reportes, haga un inventario de los reportes que usa el negocio para tomar decisiones clave a fin de ayudar a determinar la estrategia general de creación de reportes.

Cuando tenga un inventario de estos reportes, cree una matriz que categorice los roles de los usuarios y los reportes que cada rol usa para tomar decisiones de negocio. Por ejemplo, puede crear reportes de rendimiento para diversos usuarios.

• Los gerentes de línea usan reportes para mostrar el rendimiento de los miembros del equipo.
• Los gerentes usan reportes para optimizar el enrutamiento de las asignaciones.
• Puede que los ejecutivos quieran ver un resumen del rendimiento durante períodos específicos. Los reportes permiten a los ejecutivos concentrarse en los resultados de departamentos individuales y planificar requerimientos de personal para dichos departamentos en los próximos meses.
• Los miembros individuales del equipo pueden ver sus propias métricas de rendimiento para medir qué tan cerca están de cumplir sus metas y poder trabajar para alcanzar sus incentivos.

Identifique con qué frecuencia se deben entregar los datos. El resultado de la investigación afecta las decisiones de configuración, como la configuración de programación de reporte, los cronogramas de agentes y las estrategias de actualización en las páginas de datos. Existen otros factores, como los requerimientos de divisa, que pueden tener un rol en su estrategia. Por ejemplo, es posible que tenga una página de datos que contenga tipos de cambio. Estos datos deben actualizarse a cada hora. Además, el reporte que obtiene la página de datos debe tener una estrategia de actualización.

En relación con la frecuencia, surge la pregunta sobre el almacenamiento de datos y la disponibilidad. La respuesta afecta la forma en que elabora un enfoque de archivo de datos o particionamiento de tablas. La implementación de una estrategia de archivo de datos y particionamiento de tablas puede ayudar al rendimiento a largo plazo de sus reportes.

La pregunta se relaciona con quién necesita los datos y cuál es el propósito del reporte. Los requerimientos existentes de creación de reportes afectan los datos que deben incluirse en el reporte. A medida que investiga la necesidad de cada reporte, puede que descubra que no se necesitan datos de reporte. Por ejemplo:

• Puede que descubra que ninguna persona en la organización lee el reporte ni lo usa para tomar decisiones.

Por otro lado, puede que encuentre oportunidades para proporcionar reportes nuevos. Por ejemplo:

• Un departamento no puede crear un reporte necesario porque el sistema de gestión de procesos de negocios actual no puede extraer los datos.

Pega Platform™ ofrece varias opciones para recopilar datos de reporte en la aplicación. La estrategia que recomiende depende del reporte que esté haciendo.

• Si la organización requiere una gran cantidad de creación de reportes de tendencias y de inteligencia de negocios (BI), puede que sea más adecuado tener un almacén de datos.
• Si quiere mostrar el estado de las asignaciones de trabajo en un dashboard en la aplicación, puede usar definiciones de reportes con gráficos.

Cuando acceda a los datos para los reportes, deberá saber qué tabla tiene los datos y cómo se asigna. En algunas situaciones, puede unir varias tablas para acceder a los datos. Pega proporciona opciones diferentes, como la unión, asociación, índice de declaración y subreporte de datos. Como Lead System Architect (o LSA), debe decidir qué mecanismo de unión funcionará mejor para extraer la información necesaria. Por ejemplo, use lo siguiente:

• Relaciones de caso y subcaso para mostrar los datos del subcaso junto con los datos del caso padre.
  • Enumere las órdenes de compra en una solicitud de compra. Debe hacer coincidir el identificador de caso de la clase padre de la orden de compra con el identificador de caso de la clase hijo de la solicitud de compra.
• Relaciones de caso y asignación para mostrar cómo procesa el sistema las asignaciones para un caso específico o un subcaso.
  • Muestre los operadores que trabajan en casos específicos. Debe hacer coincidir el identificador de operador en la tabla de base de datos del caso con la columna de Id. de operador en la tabla de asignación.
• Relaciones de caso e historial para supervisar el rendimiento.
  •  Muestre la cantidad total de tiempo necesario para resolver casos específicos. Debe hacer coincidir el identificador de caso en la tabla de datos del caso con el identificador de caso en la tabla de historial.
• Subrreportes
  • Los subreportes pueden definirse en clases diferentes del reporte principal.
  • Los subreportes pueden usarse para filtrar resultados. Este enfoque le permitirá incluir o excluir datos.
  • Los subreportes pueden usarse para mostrar cálculos agrupados en filas específicas del reporte de lista.

Si bien Pega ofrece capacidades potentes de creación de reportes, también considere alternativas a los enfoques de almacenes de datos y creación de reportes tradicionales. Es posible que estos enfoques sean la mejor forma de cumplir con sus requerimientos de creación de reportes. Por ejemplo, puede usar automatización mediante robótica para recopilar datos de aplicaciones de escritorio externas. O bien, si usa datos para análisis, considere usar funciones de toma de decisiones predictivas y adaptables. Si necesita consultas dinámicas, también puede usar la búsqueda de forma libre en el texto, como Elasticsearch, en lugar de elaborar una definición de reportes para recopilar datos. Con el aumento de popularidad de Big Data y las bases de datos NoSQL, la búsqueda de forma libre es cada vez más común.