Automatische E-Mails von Cases senden

Mithilfe der E-Mail-Funktion können Sie Informationen zu einem Case mit Interessengruppen und Case-Beteiligten teilen. Fügen Sie Ihrem Business-Prozess die Shape „Send Email“ zu, um die Anzahl der Empfänger und das Nachrichtenformat zu bestimmen. Zum Beispiel können Sie die gesamte Interessengruppe informieren, wenn in einem Einstellungsprozess die Entscheidung für einen Bewerber gefallen ist.

1. Fügen Sie dem Lebenszyklus des Case die Shape Send Email hinzu:

   1. Klicken Sie im Navigationspanel von App Studio auf Case types und dann auf den Case-Typ, den Sie öffnen möchten.

   2. Klicken Sie im Abschnitt Case life cycle einer Stage auf Step More Automations Send email.

   3. Klicken Sie auf Select.

2. Wählen Sie im Panel Step die E-Mail-Empfänger aus:

   • Um eine E-Mail an einen Empfänger zu senden, wählen Sie in der Liste Send to die Option Email address aus und geben Sie dann die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, der Informationen zum Case erhalten soll.
   • Um eine E-Mail an mehrere Empfänger zu senden, geben Sie die E-Mail-Adressen durch Kommas getrennt ein.
   • Um eine E-Mail auf Basis eines Feldwertes zu senden, wählen Sie in der Liste Send to die Option Field aus. Wählen Sie dann den Namen des Feldes aus, in dem die E-Mail-Adresse gespeichert ist.
   • Um eine E-Mail auf Basis des Wertes einer Benutzerreferenz zu senden, wählen Sie in der Liste Send to die Option User reference aus. Wählen Sie dann den Namen einer Benutzerreferenz aus Ihrem Datenmodell aus.

     Bei der Ausführung der Anwendung speichert dieses Feld nur Informationen zu einem einzigen Benutzer.

   • Um eine E-Mail an eine Gruppe von Beteiligten zu senden, wählen Sie in der Liste Send to die Option Participant aus. Wählen Sie dann den Namen einer Arbeitsgruppe aus, die eine am Case beteiligte Person oder Abteilung des Unternehmens definiert.
3. Optional:

   Zum Hinzufügen weiterer Empfänger klicken Sie auf Add recipient. Wiederholen Sie dann Schritt 2.

4. Geben Sie im Feld Subject den Betreff der E-Mail durch Eingabe eines Zeichenfolgenausdrucks (String Expression) ein.

   Sie können im Betreff Feldnamen verwenden, um den Text dynamischer und aussagekräftiger zu gestalten, z. B.: „Der Case " +.pyID + " wurde Ihnen zugewiesen“.

5. Definieren Sie im Abschnitt Message content den Inhalt der E-Mail, indem Sie auf Compose klicken und die Nachricht dann im Rich-Text-Editor bearbeiten:

   Auswahlmöglichkeiten	Aktionen
   Sie verfassen Ihre eigene E-Mail.	Verwenden Sie den Rich-Text-Editor für die Texteingabe und Formatierung. Beispiel: Sie könnten eine nummerierte Liste erstellen oder Text durch Fettformatierung hervorheben.
   Sie verwenden in Ihrer E-Mail Text aus einer Vorlage.	Klicken Sie im Fenster Compose message auf Choose template. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten. Klicken Sie auf Select. Nachdem der Vorlagentext in die E-Mail eingefügt wurde, können Sie den Inhalt noch einmal überarbeiten.
   Sie fügen den Wert eines Feldes aus Ihrem Case in die E-Mail ein.	Positionieren Sie im Rich-Text-Editor den Text-Cursor an der Stelle, an der Sie eine Eigenschaft hinzufügen möchten. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon Insert property. Wählen Sie die Eigenschaft aus, die Sie verwenden möchten. Beispiel: Sie könnten in der Anrede auf den Vor- und Nachnamen referenzieren oder in einen Satz das Datum eines Projekt-Meilensteins einbetten. Hinweis: Fügen Sie vor und hinter der referenzierten Eigenschaft einen Leerschritt ein, um falsche Aneinanderreihungen von Wörtern zu vermeiden.
   Sie stellen in der E-Mail einen Direktlink zum Case bereit.	Positionieren Sie im Rich-Text-Editor den Text-Cursor an der Stelle, an der Sie einen Link hinzufügen möchten. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon Link. Aktivieren Sie die Checkbox Link to current case. Geben Sie den Anzeigetext und Titel für den Link ein. Klicken Sie auf OK.

6. Klicken Sie auf Done.

7. Optional:

   Um der E-Mail Anhänge anzufügen, aktivieren Sie die Checkbox Include attachments und wählen dann die Dateien aus, die Sie hochladen möchten:

   Aktionen	Auswahlmöglichkeiten
   Alle Case-Anhänge anfügen	Wählen Sie All case attachments aus.
   Nur bestimmte Case-Anhänge anfügen	Wählen Sie Choose attachments aus. Wählen Sie eine Kategorie oder ein Feld aus, in der bzw. dem die Anhänge gespeichert sind. Kategorien speichern Gruppen von Anhängen mit derselben Business-Klassifizierung, während Felder einzelne Anhänge speichern. Optional: Zum Hinzufügen mehrerer Anhänge klicken Sie auf Add attachment. Wählen Sie dann eine andere Kategorie oder ein anderes Feld aus.

8. Klicken Sie auf Save.

• Einem Prozess einen vorkonfigurierten Schritt hinzufügen

  Sie können einem mit Funktionalität vorkonfigurierten Prozess wie z. B. dem Senden einer E-Mail oder Erstellen eines Case einen Step hinzufügen. Mithilfe von vorkonfigurierten Schritten können Sie Case-Typen effizienter entwerfen.

• Case-Anhänge kategorisieren

  Definieren Sie geschäftliche Klassifizierungen für Case-Anhänge, um für jede Anhangskategorie Zugriffskontrollrichtlinen einzurichten.

• Benachrichtigungseinstellungen vornehmen

  Als Anwendungsbenutzer können Sie festlegen, welche Arten von Benachrichtigungen Sie erhalten möchten und über welche Kanäle die Benachrichtigungen zugestellt werden sollen. Zur Wahl stehen folgende Benachrichtigungskanäle: Gadget, E-Mail und Push-Nachrichten an Mobilgeräte.