Voraussetzungen für den Projekterfolg

Erklären Sie, wie eine Prepare-Phase organisiert wird und wie Sie diese Zeit effektiv nutzen, um Ihre Ziele zu verwirklichen. Sie lernen zudem, wie Sie Design-Thinking-Techniken während der Prepare-Phase anwenden.

Die Prepare-Phase beginnt, wenn das Bereitstellungsteam – bestehend aus Ihren Ressourcen und Ressourcen von Pega oder dem Partnerunternehmen – erstmals an Ihrem Standort zusammentrifft.

An diesem Punkt sollten Sie Ihre Microjourneys priorisiert, Ihr MLP definiert und einen „Backlog“-Case-Typ erstellt haben. Damit haben Sie alle Vorkehrungen getroffen, um mit der Bereitstellung Ihrer ersten Microjourney zu beginnen.

Während der Prepare-Phase verwandeln Sie ein Konzept oder eine Vision in ein klar definiertes Modell, das mithilfe von Design-Thinking-Techniken als funktionsfähiger Prototyp präsentiert werden kann.

„Prepare“ ist eine Übung, bei der es auf eine enge Zusammenarbeit ankommt, d. h. Sie entwickeln die Lösung gemeinsam als Team.

„Prepare“ nimmt in der Regel eine bis zwei Wochen in Anspruch. In manchen Fällen reichen ein paar Tage aus. Bei komplexen Problemen können es aber auch bis zu drei Wochen sein. Die Länge der Prepare-Phase ist von mehreren Faktoren abhängig. Dazu zählen beispielsweise die Größe des MLP1-Backlog und die Frage, wie präzise das Problem definiert ist.

Der Pega-Ansatz kann flexibel an alle Projektgrößen angepasst werden.

Warum „Prepare“?

„Prepare“ ist die Gelegenheit, die Weichen für den Projekterfolg zu stellen.

Wenden Sie die Grundsätze des Design Thinking an und führen Sie während der Prepare-Phase einen Design Sprint durch, um das Problem bzw. Ziel zu definieren und die beste Lösung auszuwählen. Dies ist ein wichtiger Schritt, um die schwachen Ideen von den starken, innovativen Ideen zu trennen. Ein Design Sprint ist nicht immer erforderlich. Wenn das Problem einfach zu lösen oder klar definiert ist, können Sie möglicherweise auf einen Design Sprint verzichten. Bei komplexen Problemen oder unklarer Definition sollten Sie jedoch einen Design Sprint in Erwägung ziehen.

Während des Design Sprint erstellen und testen Sie ein ausführbares Prototypenmodell, das als Grundlage für das Projekt dient.

Überlegen Sie, wie das Team die Lösung umsetzen kann. Fordern Sie sich gegenseitig heraus, um die erste Microjourney möglichst schnell fertigzustellen. Liefern Sie dann die nachfolgenden Microjourneys in regelmäßigen, schnellen Releases statt alle zusammen in einem großen Release.

In dieser Phase entsteht die Projektgrundlage. In der Prepare-Phase wird der Ansatz für die Zusammenarbeit des Teams festgelegt und sichergestellt, dass jedes Teammitglied den Umfang und die angestrebten Ergebnisse verstanden hat. „Prepare“ bedeutet, Blockaden oder Abhängigkeiten aufzudecken, das Governance-Modell festzulegen und den Enablement-Plan auszuführen.

Nun gilt es zu überprüfen, ob alle Vorbereitungen für den Design Sprint getroffen wurden.

In der Prepare-Phase dient ein Design Sprint dazu, das Problem oder Ziel zu definieren und die beste Lösung auszuwählen.

Ein Design Sprint nutzt erprobte Methoden und Verfahren, die auf dem Design-Thinking-Konzept beruhen, um Unternehmen bei folgenden Aufgaben zu unterstützen:

• schnelle Definition einer Problemstellung und Identifizierung von Lösungsmöglichkeiten
• Entwicklung von Ideen und innovativen Lösungsansätzen
• Auswahl des besten Ansatzes zur weiteren Ausarbeitung
• Entwicklung eines Prototypen und das Testen einer Lösung

Design Thinking versetzt Sie in die Lage, Designs zu entwickeln, die darauf ausgerichtet sind, wie Menschen etwas tun, und nicht darauf, was sie behaupten zu tun, oder was sie nach Ansicht anderer tun sollten.

Es ist ein ausgesprochen kollaborativer und kreativer Prozess. Für die Teammitglieder bedeutet das, dass sie sämtliche Geräte beiseite legen und für fünf Tage zusammenkommen, um ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen. So können sie sich ungestört auf die Herausforderung konzentrieren und innovative Ideen und Lösungsansätze entwickeln.

Wie wird nun eine Prepare-Phase geplant?

Jedes Projekt ist anders und das gilt auch für die Prepare-Phase. Die Prepare-Phase muss auf die jeweilige Situation zugeschnitten werden.

In der Pega Community finden Sie Dokumente, die Sie bei der Planung der Prepare-Phase unterstützen.

Es gibt jedoch einige Aufgaben, die für alle Prepare-Phasen durchgeführt werden müssen:

• Erstellen eines Plans: Welche Microjourneys sollten im Fokus stehen? Diese Informationen sind wichtig, um die Dauer der Prepare-Phase zu bestimmen. Wie viel Vorarbeit ist erforderlich? Wann soll die Prepare-Phase beginnen und was muss bis dahin erledigt sein? Gibt es weitere Ziele, die während der Prepare-Phase erreicht werden müssen?
• Festlegen, wer an der Prepare-Phase teilnimmt: Wurde ein Produkt-Owner oder Entscheider ernannt? Wurde ein Anwendervertreter bestimmt und von seinen täglichen Aufgaben entbunden?
• Aufstellen einer Agenda mit Anmeldepflicht für alle Stakeholder, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wann er wo sein muss.
• Organisatorische Fragen: Müssen Flüge und Hotels gebucht werden? Wurde ein passender Arbeitsraum mit Whiteboards und reichlich freier Wandfläche reserviert, der eine kollaborative Umgebung schafft?

Auf diese Aufgaben werden wir in dieser Lektion noch näher eingehen.

Planen Sie beim Erstellen eines Plans genügend Zeit ein, um alles vorzubereiten, damit der erste Tag der Prepare-Phase pünktlich starten kann.

Vor Beginn der Prepare-Phase sollten Sie das Team zusammengestellt, die Teamlogistik organisiert und alle erforderlichen Recherchen erledigt haben. Bei einem Design Sprint ist es wichtig, dass die UX-Designer im Zuge der vorbereitenden Recherche direkt mit den Endanwendern zusammenarbeiten, Umfragen durchführen, Daten analysieren oder Fokusgruppen abhalten.

An diesem Punkt sollten die Ziele vereinbart und das „Minimum Lovable Product“ definiert sein.

Nun ist es an der Zeit, Ihr Team zusammenzustellen. Legen Sie frühzeitig fest, wer die Rolle des Moderators beim Design Sprint übernehmen soll. Seine Aufgabe ist es dann, sicherzustellen, dass alle Vorarbeiten und organisatorischen Details erledigt sind. Beispiel: Wurde ein geeigneter Raum reserviert?

Nachdem Sie sich auf die Dauer und den Ort der Prepare-Phase verständigt haben, können Sie die Agenda bestätigen und die Einladungen an die Teammitglieder verschicken, damit sich diese den Termin in ihrem Terminkalender freihalten können.

Nun müssen Sie nur noch das richtige Tool für die Prototypenerstellung für den Design Sprint auswählen. Als Standardtool für die Prototypenerstellung empfiehlt sich das Pega App Studio.

Zu einer guten Prepare-Phase gehören Sitzungen zur Klärung der Bereitstellung. Viele Themen lassen sich gemeinsam in einer einzigen Sitzung behandeln. Manchmal sind aber auch mehrere Sitzungen pro Thema notwendig. Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das zu einem umfangreicheren Programm gehört, sind Governance, Änderungsverfahren und „Definition of Done“ vielleicht bereits definiert.

Pega Prepare-Phasen variieren in Größe und Form. In der Regel dauert eine Prepare-Phase ein bis zwei Wochen. Aber es gibt keine festen Regeln: In machen Fällen reichen zwei Tage, während es bei sehr großen Projekten schon mal drei Wochen sein können. Für das erste Produktionsrelease ist es ratsam, sich auf die vorkonfigurierten Pega-Features zu konzentrieren und eine exakte Definition für das MLP auszuarbeiten. Für dieses Release ist nur eine kurze Prepare-Phase erforderlich.

In der Pega-Community gibt es eine Vorlage für die tägliche Agenda, die Ihnen die Planung der jeweiligen Tagesaktivitäten für die Prepare-Phase erleichtert. Diese Vorlage können Sie an Ihre konkreten Prepare-Ziele anpassen.

Als Nächstes stellt sich die Frage, wer in die Prepare-Phase involviert werden soll.

Dies variiert von Projekt zu Projekt, aber es gibt einen konstanten Erfolgsfaktor: Sie müssen die richtigen Personen an Bord holen.

Es ist wichtig, von Anfang an Endanwender und Unternehmensvertreter mit einzubeziehen. Wenn die Teammitglieder genau wissen, was das Unternehmen will und braucht, werden wahrscheinlich bessere Ergebnisse erzielt.

Das Kreisdiagramm zeigt die Kompetenzen, die am besten für einen Design Sprint geeignet sind. Darunter sind die unterstützenden Teammitglieder angegeben, die in die Aktivitäten der erweiterten Prepare-Phase einbezogen werden. Je nach Größe und Komplexität des Projekts können die Teams verkleinert oder vergrößert werden.

Die orangen Kreise in diesem Diagramm kennzeichnen die Teammitglieder aus dem Unternehmen. Die gelben Kreise kennzeichnen Mitarbeiter von Pega oder des Partnerunternehmens. Der UX-Designer kann unternehmensunabhängig sein.

Die erfolgreichsten Prepare-Teams sind funktionsübergreifend, ausgesprochen kollaborativ und tragen gemeinsamen zum Erfolg des Projekts bei. 

In der nächsten Lektion geht es um die Mitglieder des Sprint-Teams.

Ideenfindung: Durchführen eines Design Sprint

Ein Design Sprint ist ein fünftägiger Design-Thinking-Prozess, bei dem wichtige Unternehmensfragen beantwortet werden, indem Ideen entwickelt, Prototypen erstellt und Lösungsvorschläge mit Kunden getestet werden. Wenn Ihr Projekt überschaubar und klar definiert ist oder eine lineare Lösung erfordert, können Sie möglicherweise auf einen Design Sprint verzichten. Ein Design Sprint ist am besten zur Lösung komplexer oder nur ungenau definierter Probleme geeignet.

Wie sieht so ein Design Sprint aus?

Am ersten Tag stecken Sie das zu lösende Problem ab, bevor Sie am zweiten Tag erste Lösungsansätze erarbeiten. Am dritten Tag entscheiden Sie, welche Entwürfe vom zweiten Tag die beste Lösung darstellen. Am vierten Tag entwickelt das Team den Prototypen, der dann am fünften Tag einer separaten Gruppe von Endanwendern präsentiert wird, um Feedback einzuholen. Prototypentwicklung, Testen und Lernen.

Design Thinking bildet das Kernstück der Pega-Methode und beruht auf Praktiken nach Industriestandard. Der Pega-Ansatz ist iterativ und interdisziplinär und stellt den Menschen in den Mittelpunkt. Er baut Empathie mit Endanwendern bzw. Kunden auf. Jede Situation ist anders. Mit Pega erzielen Sie schnelle Arbeitsergebnisse, sodass Sie schnell lernen und iterieren können. Die Teams sind so strukturiert, dass Sie mit Experten zusammenarbeiten, um Veränderungen voranzutreiben.  

Weitere Details zu den Personen, die an einem Design Sprint mitwirken sollten:

Der Produkt-Owner oder Entscheider ist die Person mit dem größten Einfluss. Sie muss bereit sein, Entscheidungen zu treffen. Zwar nicht immer, aber häufig übernimmt der Chef, der Business-Owner, der stellvertretende Produktmanager oder ein CEO diese Rolle. In einigen Fällen kann der Kundendienstleiter, ein leitender Ingenieur oder ein Vertriebsmitarbeiter mit dieser Rolle betraut werden. Am wichtigsten ist, dass sich die betreffende Person bestens mit dem Problem auskennt, das Sie zu lösen versuchen.

Der Anwendervertreter ist die Stimme der Endanwender oder Kunden während des Design Sprint. Er spielt eine besonders wichtige Rolle, wenn der Produkt-Owner nur selten direkten Kundenkontakt hat. Der Anwendervertreter ist derjenige, der die Probleme der Kunden präzise benennen kann. Pega empfiehlt, mindestens einen – im Idealfall zwei – Anwendervertreter zu bestimmen.

Der Moderator ist während des Sprints für den Ablauf zuständig. Seine Hauptaufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass das Team das sportliche Tempo eines fünftägigen Sprints einhält. Zudem ist er in die Vor- und Nachbereitung des Sprints involviert. Er überprüft, dass alle erforderlichen Vorarbeiten für den Sprint erledigt sind und die bestmögliche Besetzung für das Team gefunden wurde. Das heißt, er stellt sicher, dass Experten mit dem notwendigen Fachwissen vom Unternehmen abgestellt wurden und Endanwender im Team vertreten sind. Ernennen Sie eine Person aus dem Sprint-Team zum Moderator. Der Moderator muss in der Lage sein, ein Meeting souverän zu leiten und Diskussionen kurz und prägnant zusammenzufassen.

Häufig übernimmt der UX-Designer diese Rolle.

Ein wichtiger Aspekt bei Design Sprints ist die Visualisierung von Ideen. Statt einfach nur einen Ansatz zu erläutern, sollten daher auch Designer involviert werden. Einen Designer in den Sprint-Prozess einzubeziehen ist wichtig, um sich besser vorstellen zu können, wie eine Lösung am Ende aussehen könnte.

Ein Fachgebietsexperte, ein Geschäftsstratege oder ein Marketingstratege ist in der Lage, das Produkt zu beschreiben und zu vermarkten, was ebenso wichtig ist wie die Form und Funktion des Prototypen. Stellen Sie sicher, dass ein Teammitglied überzeugend darlegen kann, wie die Innovation oder der Prototyp den Status Quo ändern kann und wie die Lösung auf die Geschäftsergebnisse ausgerichtet ist.

Auch wenn Sie kein Technologieunternehmen sein müssen, um einen Sprint durchzuführen, erfordern die meisten Prototypen, die Sie testen, ein gewisses Maß an technischem Know-how. Der Lead System Architect (LSA) von Pega, der ebenfalls zum Team gehört, unterstützt das Team bei der Prototypentwicklung in App Studio. Wird der Prototyp nicht mit Pega erstellt, baut er den fertigen Prototypen nach dem Sprint in Pega ein. Darüber hinaus macht der LSA Notizen, um die Übergabe zwischen dem Design Sprint-Team und dem Implementierungsteam zu beschleunigen.

Der Senior Business Architect spielt eine wichtige Rolle bei der Prototypentwicklung und der Umwandlung der Lösung in eine funktionsfähige Anwendung.

Der System Architect von Pega hat zwar keine tragende Rolle im Design-Sprint-Team, fungiert aber als normales Mitglied des Sprint-Teams. Seine Aufgabe ist es, das Design in Richtung der standardmäßigen Features von Pega zu lenken. Möglicherweise ist bei der Prototypentwicklung weitere Unterstützung notwendig, um die Zeitvorgaben eines Design Sprint einzuhalten. Für diesen Fall stehen ein oder mehrere Senior System Architects bereit.

Nachdem Sie ein Team zusammengestellt haben, können Sie mit dem Design Sprint beginnen.

Der Moderator ist für die täglichen organisatorischen Angelegenheiten zuständig. Er stellt sicher, dass alle Vorarbeiten erledigt wurden und reserviert einen geeigneten Raum, in dem der Design Sprint durchgeführt werden kann. Es ist wichtig, dass dem Team fünf Tage lang der gleiche Raum zur Verfügung steht und alles, was auf dem Whiteboard oder an den Wänden festgehalten wurde, bis zum nächsten Tag erhalten bleibt. Das gesamte Team muss während der fünf Tage anwesend sein. Dabei gilt eine einfache Regel: Laptops, Smartphones oder ähnlichen Geräte sind im Raum tabu. Das interaktive und kollaborative Miteinander darf nicht durch äußere Einflüsse gestört werden. Sie können die Geräte in den Pausen nutzen oder in dringenden Fällen den Raum verlassen, aber im Raum müssen diese Geräte ausgeschaltet sein.

Am ersten Tag geht es darum, die vollständige Customer Journey zu verstehen und die Experten um Input zu bitten. Sie fangen am Ende an, indem Sie das Ziel für die fünf Tage festlegen. Umreißen Sie zunächst das Problem und überlegen Sie, ob es in einer Woche ganz oder nur zum Teil gelöst werden kann.

Am zweiten Tag entwirft jedes Teammitglied eine Lösung für das Problem. Vor dem Entwurf von Lösungen sollte das Team etwas recherchieren und Beispiele von anderen Produkten und Branchen finden, die das Problem auf ähnliche Weise lösen. Diese Ideen werden den anderen Teammitgliedern in Lightning Demos vorgestellt. Lightning Demos weisen häufig den Weg zu den besten Lösungen. Für die Lightning Demos kann die Keine-Geräte-Regel gebrochen werden.

Am dritten Tag nutzt das Team verschiedene Techniken, um zu entscheiden, welche Lösungsentwürfe die besten Ideen beinhalten und am ehesten zum Erreichen der am ersten Tag festgelegten Ziele beitragen. Alle im Team stimmen dann darüber ab, welche Ideen in den Prototypen einfließen sollen. Dabei spielt der Entscheider eine wichtige Rolle. Wurden die vielversprechendsten Ideen ausgewählt, erstellt das Team noch ein Storyboard mit diesen Ideen, bevor es mit der Prototypentwicklung beginnt.

Am vierten Tag überträgt das Team das Storyboard in einen realistischen Prototypen. Verwenden Sie hierfür das Pega App Studio.

Das Team verwendet die vorkonfigurierten Features von Pega als Basis und Live UI für die schnelle Konfiguration. Dabei folgt es dem „Teile-und-herrsche“-Prinzip: Die Anwender modifizieren den Case „User Interface“, die technischen Teammitglieder konzentrieren sich auf die Modifizierung der Flows und der Designer arbeitet an den allgemeinen UI-Elementen.

Am vierten Tag können auch Mitglieder des Bereitstellungsteams zur Unterstützung herangezogen werden. Die technischen Ressourcen müssen nicht erst am vierten Tag beginnen, sondern können auch schon vorher an den grundlegenden Case-Konfigurationen arbeiten.

Am fünften Tag wird der Prototyp an fünf bis sieben Endanwender übergeben. Das Team lernt aus den Reaktionen der Endanwender bei der Verwendung des Prototypen. Es kann die Tests der Endanwender aus der Ferne beobachten. Bitten Sie die Tester laut zu denken, um besser einschätzen zu können, was sie beabsichtigen zu tun und wie sie mit dem Prototypen interagieren. Die Ergebnisse zeigen Ihnen, vor welchen Herausforderungen ein Kunde möglicherweise steht, was ihn verwirrt und warum ihm was gefällt.

Planen Sie eine Stunde oder 90 Minuten für eine Nachbesprechung ein und fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen zusammen. Verbringen Sie 15 Minuten mit der Priorisierung der Bereiche des Prototypen, die noch einmal überdacht werden müssen.

Je nach den Erkenntnissen, die wir während des Tests gewonnen haben, gibt es mehrere Möglichkeiten: Wir können das Design anhand der Erkenntnisse iterieren, den Prototypen komplett verwerfen oder ihn in die Build-Phase überführen.

Ist das Team der Ansicht, dass für das Design weitere Iterationen erforderlich sind, kann es diese vor Beginn der Build-Phase oder parallel zum Build durchführen.

Wenn für eine Iteration ein paar Tage ausreichen, bis die Lösung gefunden und der Prototyp entwickelt ist, reden wir von einem Mini Design Sprint. Für jeden „Mini Design Sprint“ sollte ein Ergebnis in Form des zu erreichenden Status festgelegt werden. Alle nachfolgenden Designiterationen sollten auf den bereits vorhandenen Prototypen angewendet werden.

Wenn Sie in die Build-Phase übergehen, bauen Sie den Prototypen von Pega neu.

In der nächsten Lektion lernen Sie, ein Backlog zu erstellen, um den Ausbau des Prototypen mittels DCO zu unterstützen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie vor der Build-Phase zwei Sprints mit User Storys erstellen.

Prüfen Sie Ihr Wissen mit den folgenden Interaktionen.