Exigences relatives à la réussite du projet

Expliquez comment organiser une phase de préparation et l’utiliser efficacement pour atteindre vos objectifs. Découvrez comment appliquer des techniques de design thinking au cours de la phase de préparation.

La phase de préparation commence lorsque votre équipe de delivery, composée de vos propres ressources et de ressources de Pega ou d'un partenaire, se retrouve sur votre site pour la première fois.

À ce stade, vous devriez avoir priorisé vos Microjourneys, défini votre MLP et créé un backlog de type de dossier. En résumé, vous êtes prêt à commencer la livraison de votre premier Microjourney.

Pendant la phase de préparation, vous transformez un concept ou une vision en modèle bien défini qui peut être présenté sous forme de prototype fonctionnel à l'aide de techniques de design thinking.

Cette phase insiste beaucoup sur la collaboration, car vous devez travailler en équipe sur la conception de la solution.

Elle dure généralement de 1 à 2 semaines. Pour autant, elle peut très bien s'étendre sur quelques jours seulement ou sur trois semaines pour les problèmes les plus complexes. Cette durée dépend de plusieurs facteurs, notamment de la taille du backlog du MLP1 et de la précision de la définition du problème.

L'approche de Pega peut s'adapter aux projets de toute envergure.

Quel est l'intérêt de la phase de préparation ?

Cette phase permet d'optimiser les chances de réussite du projet.

Appliquez les principes du design thinking en procédant à un design sprint au sein de cette phase afin de définir le problème ou l'objectif et de sélectionner la meilleure solution. Il s'agit d'un processus important pour éliminer les idées peu convaincantes et vous concentrer sur celles qui sont les plus solides et innovantes. Un design sprint n'est pas toujours nécessaire. Si la résolution du problème ne pose pas de difficulté particulière ou si le problème est bien défini, vous pouvez vous en passer. Si le problème est au contraire complexe ou n'est pas défini clairement, passez par un design sprint.

Ce processus consiste à créer et tester un modèle de prototype fonctionnel qui forme la base du projet.

Réfléchissez à la manière dont l'équipe peut livrer la solution. Encouragez-vous mutuellement à livrer rapidement le premier Microjourney, puis livrez les Microjourneys suivants via des versions publiées à intervalles courts et réguliers plutôt que de tous les regrouper dans une version majeure.

Cette phase forme la base du projet. Elle définit l'approche de collaboration de l'équipe et permet de s'assurer que tout le monde comprend bien la portée et les résultats attendus du projet. Elle traite les points bloquants ou dépendances, établit le modèle de gouvernance et met en application le plan d'accompagnement.

Enfin, vous devez vous assurer que vous êtes prêt à démarrer les sprints.

Un design sprint de la phase de préparation définit le problème ou l'objectif et permet de sélectionner la meilleure solution.

Il s'appuie sur des méthodes et techniques éprouvées, et utilise le design thinking pour aider les entreprises à :

• définir rapidement les contours d'un problème et identifier les opportunités ;
• faire naître des idées et imaginer des approches de solutions innovantes ;
• sélectionner la meilleure approche à suivre ;
• créer un prototype de solution et le tester.

Le design thinking vous permet de vous concentrer sur la création de conceptions basées sur la façon dont les collaborateurs travaillent réellement et non pas sur ce qu'ils disent faire ou ce que d'autres personnes disent qu'ils font.

Il s'agit d'un processus très collaboratif et créatif qui demande aux membres de l'équipe de mettre de côté leurs appareils pour se réunir pendant 5 jours afin de laisser libre cours à leur inventivité collective. L'idée est de se concentrer sur un défi pour donner naissance à des idées et approches de solutions innovantes.

Alors, comment planifier une phase de préparation ?

Tous les projets sont différents, et il en va de même pour les phases de préparation. Chacune doit être adaptée à la situation.

Vous trouverez des documents vous y aidant sur Pega Community.

Toutefois, certaines tâches essentielles doivent être accomplies dans tous les cas. Ces tâches sont les suivantes :

• Créez un plan : quels sont les Microjourneys sur lesquels vous devez vous concentrer ? La réponse à cette question permet de déterminer quelle doit être la durée de la phase de préparation. Quel volume de travaux préliminaires est requis ? Quand la phase de préparation doit-elle commencer et quels éléments doivent être en place au préalable ? La phase de préparation doit-elle permettre d'atteindre des objectifs supplémentaires ?
• Confirmez qui doit participer à la phase de préparation : un product owner ou un décideur a-t-il été nommé ? Un représentant des utilisateurs a-t-il été identifié et libéré de ses activités quotidiennes ?
• Créez un calendrier auquel toutes les parties prenantes sont inscrites pour vous assurer que chacun sait où il doit être présent et quand.
• Enfin, assurez-vous que la logistique nécessaire a bien été prise en compte. Des vols et hébergements sont-ils nécessaires ? Une salle de travail appropriée a-t-elle été réservée ? Ce lieu doit favoriser la collaboration avec des tableaux blancs et suffisamment d'espace sur les murs.

Ces tâches sont décrites plus en détail un peu plus loin dans ce cours.

Lors de la création d'un plan, prévoyez suffisamment de temps pour que le premier jour de la phase de préparation puisse démarrer à l'heure.

Avant de démarrer la phase de préparation, vous devez identifier les membres de l'équipe, organiser la logistique associée et vous assurer que toutes les recherches nécessaires ont été effectuées. Si vous procédez à un design sprint, ces recherches consistent pour les UX designers à travailler directement avec les utilisateurs finaux, à administrer des sondages, à analyser des données ou à animer des groupes de travail.

À ce stade, les objectifs doivent être fixés et le MLP défini.

Ensuite, formez votre équipe. Sélectionnez le facilitateur du design sprint suffisamment tôt pour qu'il puisse veiller à la bonne exécution des tâches préliminaires et des activités logistiques. Par exemple, une salle adaptée a-t-elle été réservée ?

Convenez de la durée de la phase de préparation et du lieu où l'équipe doit se réunir. Vous pouvez ensuite confirmer le calendrier et envoyer les invitations aux membres de l'équipe pour qu'ils réservent un créneau.

Enfin, sélectionnez le bon outil pour créer le prototype pendant le design sprint. Pega App Studio doit être l'outil par défaut utilisé.

Une bonne phase de préparation inclut des sessions axées sur le delivery. De nombreux sujets peuvent être combinés dans une seule session, mais certains peuvent exiger des sessions dédiées. Vous pouvez travailler sur un projet qui fait partie d'un programme plus large et dont la gouvernance, les procédures de modifications, les outils et la Definition of Done sont déjà en place.

La forme et la durée de chaque phase de préparation Pega sont différentes. Une phase de préparation dure généralement entre 1 et 2 semaines. Pour autant, elle peut très bien durer 2 jours ou 3 semaines pour les très grands projets : rien n'est gravé dans le marbre. La première version de production doit se concentrer sur les fonctionnalités clés en main de Pega et correspondre à un petit MLP clairement défini : elle ne nécessite donc qu'une courte phase de préparation.

Pega simplifie la création du calendrier de préparation à l'aide d'un modèle quotidien disponible dans Pega Community. Ce modèle peut être modifié pour répondre à vos objectifs spécifiques.

Qui doit participer à la phase de préparation ?

La réponse à cette question dépend des projets, mais pour réussir, une chose est sûre : vous devez impliquer les bonnes personnes.

Les utilisateurs finaux et les interlocuteurs métier doivent absolument être représentés, et ce du début à la fin. Si des membres de l'équipe savent parfaitement ce que l'entreprise veut et ce dont elle a besoin, le projet a davantage de chances d'aboutir à de meilleurs résultats.

Ce diagramme circulaire illustre les compétences les plus adaptées à un Design Sprint et indique plus bas les ressources auxiliaires devant participer aux activités étendues de la phase de préparation. Les équipes peuvent être réduites ou renforcées en fonction de l'envergure et de la complexité du projet.

Les cercles orange représentent les membres de l'équipe issus de l'entreprise. Les cercles jaunes représentent les ressources de Pega ou d'un partenaire. L'Experience Designer peut être indépendant de l'entreprise.

Les équipes les plus efficaces lors d'une phase de préparation sont celles qui sont transversales, mais aussi dont les membres collaborent activement et accordent une valeur collective à la réussite. 

Le cours suivant indique qui inclure dans l'équipe du sprint.

Idéation : exécuter un Design Sprint

Un Design Sprint est un processus de design thinking se déroulant sur 5 jours et qui permet de répondre à des questions métier stratégiques par l'intermédiaire de la conception, de la création d'un prototype et du test d'idées auprès de clients. Si votre projet est simple, bien défini ou demande une solution linéaire, vous pouvez choisir de vous passer de Design Sprint. En effet, cette méthode convient davantage à la résolution des problèmes complexes ou mal définis.

Que se passe-t-il pendant un Design Sprint ?

Jour 1 : cartographie du problème à résoudre. Jour 2 : esquisse des solutions potentielles. Jour 3 : choix de l'esquisse constituant la meilleure solution. Jour 4 : création du prototype. Jour 5 : présentation du prototype à un groupe distinct d'utilisateurs finaux afin de recueillir leurs feedbacks. Créer un prototype, tester et apprendre.

Le design thinking est au cœur de la méthodologie de Pega et se base sur des pratiques standard du secteur. L'approche de Pega est centrée sur l'humain, itérative et transversale. Elle permet de susciter l'empathie envers les utilisateurs finaux ou les clients. Chaque situation est différente. Avec Pega, vous travaillez rapidement pour apprendre rapidement et multiplier les itérations. Les équipes sont structurées de sorte à vous permettre de vous appuyer sur des experts pour apporter des changements.  

Détaillons plus en avant qui doit être impliqué dans un design sprint :

Le product owner ou décideur est la personne la plus influente, qui est prête à prendre des décisions. Il s'agit souvent, mais pas toujours, d'un président, du patron de l'entreprise, du vice-président produit ou du PDG. Dans certains cas, il peut s'agir du responsable du service client, d'un ingénieur principal ou d'un responsable des ventes. L'important est que cette personne soit la plus confrontée au problème que vous essayez de résoudre.

Le représentant des utilisateurs finaux représente les utilisateurs finaux ou le client pendant le Design Sprint. Son rôle est particulièrement important si le product owner n'interagit pas au quotidien avec les clients. C'est lui qui définit avec précision les problèmes auxquels ces derniers sont confrontés. Pega recommande de nommer au moins un représentant des utilisateurs finaux, mais il est parfois préférable d'en nommer deux.

Le facilitateur gère la salle pendant le sprint : son rôle principal est de s'assurer que l'équipe respecte les délais serrés imposés par les 5 jours du sprint. Toutefois, il joue également un rôle avant et après le sprint. Il confirme que toutes les tâches préliminaires ont bien été effectuées et que l'équipe la plus appropriée a été réunie : il s'assure ainsi que les bons membres de l'équipe Pega sont impliqués, que l'entreprise a détaché des experts disposant du bon niveau de compréhension du problème et que les utilisateurs finaux sont représentés. Nommez un facilitateur. Cette personne doit savoir diriger une réunion et synthétiser les discussions à la volée.

C'est bien souvent l'Experience Designer qui occupe ce rôle.

Les Design Sprints imposent également de visualiser de nombreuses idées. Les designers sont souvent sollicités pour encourager cette approche plutôt que la description orale. Il est important d'impliquer un designer dans le sprint, car il pourra représenter les différentes idées rapidement et de manière convenable.

Un expert métier (SME), un stratégiste métier ou un stratégiste marketing peut décrire et faire la promotion du produit, ce qui est tout aussi important que la forme et la fonction du prototype. Assurez-vous qu'un membre de l'équipe est capable d'expliquer en quoi l'innovation ou le prototype peut renverser le statu quo et en quoi la solution est adaptée aux résultats métier attendus.

Il n'est pas nécessaire d'être une entreprise technologique pour réaliser le sprint, mais la majorité des prototypes à tester nécessitent de disposer d'ingénieurs. Le Lead System Architect de Pega présent dans l'équipe contribuera à la création du prototype avec App Studio. Si le prototype n'est pas créé avec Pega, le LSA le recréera dans Pega après le sprint. Il prendra également des notes pour accélérer la transition entre l'équipe du Design Sprint et l'équipe d'implémentation.

Le Senior Business Architect joue un rôle essentiel dans la création du prototype et la transformation de la solution en application fonctionnelle.

Extérieur à l'équipe du Design Sprint, un System Architect Pega se comporte comme tout membre de l'équipe, mais a pour objectif de pousser la conception vers les fonctionnalités clés en main de Pega. Du renfort pourra être nécessaire pour la création du prototype afin de tenir les délais d'un Design Sprint ; un ou plusieurs Senior System Architects pourront vous aider.

Une fois l'équipe réunie, vous pouvez démarrer le Design Sprint.

Le facilitateur gère la salle au quotidien, en s'assurant que toutes les tâches préliminaires ont été effectuées, et réserve une salle suffisamment grande pour l'équipe. Il est important que l'équipe reste dans la même salle pendant les 5 jours et puisse garder ses travaux sur le tableau blanc ou les murs. L'ensemble de l'équipe doit être présente chaque jour. Une règle simple doit être respectée : pas d'ordinateur portable, pas de téléphone. Aucun appareil ne doit être utilisé dans la salle. Interaction et collaboration doivent être les maîtres mots. Vous pouvez toutefois utiliser des appareils pendant la pause ou quitter la salle pour utiliser un appareil.

Jour 1 : cartographie du parcours client de bout en bout et interrogation des experts. Vous devez commencer par la fin en convenant de l'objectif des 5 jours. Commencez par cartographier le problème, puis déterminez si tout ou partie de ce problème peut être résolu en une semaine.

Jour 2 : chaque membre de l'équipe esquisse une solution au problème. Auparavant, l'équipe effectue des recherches et fournit des exemples issus d'autres produits ou secteurs proposant des solutions similaires. Ces idées sont ensuite présentées au reste de l'équipe lors de démos éclair ou « Lightning Demos ». Ces démos ouvrent souvent la voie aux meilleures solutions. L'équipe peut contrevenir à l'interdiction des appareils pour ces démonstrations.

Jour 3 : l'équipe utilise diverses techniques pour décider quelles esquisses sont les plus solides et ont le plus de chances de permettre d'atteindre les objectifs définis au jour 1. Chacun peut voter pour les idées qu'il estime devoir passer à l'état de prototype. Le décideur joue un rôle clé dans ce processus. Une fois les meilleures idées sélectionnées, avant de passer au développement du prototype, l'équipe crée un storyboard qui réunit toutes ces idées.

Jour 4 : l'équipe transforme ce storyboard en prototype réaliste. Pour ce faire, appuyez-vous sur Pega App Studio.

L'équipe utilise les fonctionnalités clés en main de Pega comme base et la fonctionnalité Live UI pour une configuration rapide. Pour aller plus vite, chacun travaille sur un pan différent du prototype : les utilisateurs modifient l'interface du dossier, les membres techniques se concentrent sur la modification des flux et le designer travaille sur les ressources générales de l'interface utilisateur.

C'est aussi lors du jour 4 que les membres auxiliaires de l'équipe de delivery peuvent apporter leur aide. Rien n'empêche les ressources techniques de travailler sur des configurations de dossier de base, même avant le jour 4.

Jour 5 : le prototype est remis à 5 à 7 utilisateurs finaux. L'équipe apprend de leurs réactions. Elle peut observer les tests des utilisateurs finaux depuis un site distant. Demandez aux testeurs de réfléchir à voix haute pour comprendre ce qu'ils essaient de faire et comment ils interagissent avec le prototype. Les résultats de cette expérience vous aideront à comprendre les difficultés auxquelles des clients peuvent être confrontés, ce qui ne leur paraît pas clair, ce qu'ils aiment et pourquoi.

Prévoyez entre 60 et 90 minutes pour débriefer et résumer les principaux enseignements et recommandations. Consacrez 15 minutes à la classification des parties du prototype nécessitant le plus d'attention.

En fonction de ce que vous avez appris lors du test, plusieurs options s'offrent à vous : vous pouvez affiner la conception, rejeter le prototype ou passer à la phase de création.

Si l'équipe estime que la conception a besoin d'autres itérations, cette opération peut être effectuée avant la création ou en parallèle.

Une itération peut ne demander que quelques jours avant d'aboutir à la solution et à un prototype : c'est ce que l'on appelle un Mini Design Sprint. Un objectif d'état final doit être défini pour chaque Mini Design Sprint. Toute itération suivante de la conception doit être appliquée au prototype déjà créé.

Lorsque vous passerez à la phase de création (build), vous recréerez le prototype à partir de Pega.

Dans le cours suivant, nous verrons comment créer un backlog pour permettre la mise au point du prototype à l'aide de la DCO et comment créer des User Stories pour deux sprints avant la phase de création (build).

Vérifiez vos connaissances avec les interactions suivantes.